מנהלי קהילות ארגוניות? כדאי להכיר את הדרישות, העלויות וההסכמים

כאשר אנחנו מחפשים עבודה, לרוב ניתקל באפיון משרות באתרי הדרושים ובהם יכתבו הדרישות והכל יהיה מונח לנו שחור על גבי לבן, אבל מה קורה כאשר אנחנו צריכים להכין את הדרישות והחוזה בעצמנו? בואו נתחיל להבין את השלבים.

הצעד הראשון – הוא למפות את תחומי העיסוק שלנו, פלטפורמות ותחומי אחריות. 

תפקידם של מנהלי קהילות

תפקידם של מנהלי קהילות יכולים להיות מגוונים וישתנו מארגון לארגון, אך אלו המרכזים בדר"כ:

  • להוות צינור תקשורת – בין חברי הקהילה לארגון/ חברה ע"י יצירת מרחבים חברתיים ואו עסקיים לפי הדרישות והאופי הנקבע מראש.
  • להעלות את מעורבות חברי הקהילה – בתור מנהלי קהילות, מטרתנו היא להפוך את אותה קבוצה לקהילה, בה כל חבריה יוצרים תוכן, לוקחים חלק פעיל ומעורבים בה. ישנם מצבים בהם לחברי הקילה יהיו "חסמים" כאלו ואחרים ליצירת תוכן ו/או מעורבות, אותם חסמים יכולים לבוא לידי ביטוי במחשבות כמו"יחשבו שהשאלה שלי מטופשת", "לא יגיבו לי על הפוסט" – מחשבות שיעצרו אותם, לכן כחלק מתפקידנו, אנחנו חייבים ליצור כמה שיותר מעורבות ולהוריד את אותם חסמים שיש לחברי הקהילה.
  • אחריות על אירועים בקהילה – אין דבר טוב ומעניין יותר מאשר – אירוע! האירוע יכול להתבצע באופן דיגיטלי או פרונטלי – והקונספט שלו יכול להיות שונה ומגוון בהתאם לצרכי הקהילה. בתור מנהלי קהילות, האחריות שלנו כוללת פרסום האירוע, יצירת "הייפ" ולפעמים היא אף תכלול ארגון האירוע כולו – מהפן הטכני ועד לעיצוב, בחירת המקום וכו'.
  • זיהוי צרכי חברי הקהילה – מה שמדהים בקהילה (בניגוד לקבוצה), זה שחברי הקהילה יכולים לקבוע את הטון. לכן, חשוב לנו מאוד להיות קשובים לצרכים שהם מעלים, לראות מה מעניין אותם יותר, מה מניע יותר לפעולה ובכך להתאים את התכנים (בגבולות קונספט הקהילה), דבר זה יראה את האכפתיות שלכם כלפי חברי הקהילה, מה שהם יעריכו מאוד! אין לצפות שיעריכו אתכם במידה ואתם לא מראים הערכה כלפיהם.


תחומי אחריות של מנהל קהילה

  • ניהול צוות הובלה – כיום, בכל קהילה אנחנו יכולים לראות "מגשרים". מגשרים הם חברי צוות בתוך הקהילה אשר תפקידם לקחת חלק פעיל (בהתנדבות או בשכר) ולבצע את הפעולות הטקטיות, תוך תגמול ותיאום ציפיות מראש.

    הצוות לוקח חלק בפניות, מעלה תנועה ומעורבות ואף מתריע כאשר רואה משהו לא כשורה. הצוות חשוב בקהילות עקב העובדה שהוא עוזר להוריד את החסמים של חברי הקהילה והוא מתווסף אל אותו אחוז יוצרי תוכן שגורף וסוחף אחריו.

    בנוסף, בכל העשייה המרובה שלנו, יקרו מצבים בהם נצטרך עזרה ותגבור בפינות כאלו ואחרות – ואיזה כיף זה שיש צוות! בצוותים של קהילה כולם שם האחד בשביל השני, מגבים ומרימים.

    חלק הגיבוש בצוות חשוב מאוד! ככל שהצוות יהיה חזק יותר ומרוצה יותר, כך חברי הקהילה ירגישו בנוח לקחת חלק פעיל בקהילה וכך לנו יהיה ראש שקט להתעסק באסטרטגיה.

  • ניהול והתאמה של תוכן – לרוב, מנהלי קהילות אינם קופירייטרים או כותבי תוכן, אך חלק משמעותי מהתפקיד הוא ליצור תוכן בצורות שונות ומגוונות. פעמים רבות ניקח את התוכן הקיים באותו ארגון ועליו "נלביש" ונייצר תוכן חדש, או נתאים את התוכן הקיים לתוכן של קהילות.

    מה זאת אומרת? למשל, יש לנו חברה אשר פרסמה את הדו"ח הרבעוני שלה, כיצד נוכל להנגיש זאת לחברי הקהילה? ניקח נקודות מאותו הדו"ח, נכין כותרת שמסבירה על כך שחשוב לנו להשאיר את חברי הקהילה מעודכנים – ונשים את הנקודות החשובות בתוך הפוסט, כולל קישור לדוח המלא למתעניינים בסוף הפוסט.

    וכך הפכנו דו"ח עמוס מספרים – לפוסט בעל אופי "קהילתי" שמנגיש לחברי הקהילה את הדברים שמעניינים ורלוונטים להם מבלי להעמיס.

  • וידוא על שמירת כללי הקהילה – דיונים יכולים להפוך לסוערים מאוד! ולשם כך נועדו כללים. אבל, נו טוב… לא תמיד זוכרים אותם, אנחנו כאן כדי להזכיר 🙂 תמיד תשימו לב שחברי הקהילה פועלים לפי הכללים ואם צריך, תנו להם רענון קצר בפרטי.

טעויות נפוצות ומה אסור לעשות?

  • התחייבות על מספר חברי קהילה – נושא זה תלוי במגוון גורמים כגון מחלקת שיווק, מכירות וכו' – תלוי בארגון. בנוסף לכך, צריך לזכור שאחוזי החשיפה מוגבלים ע״י פייסבוק – לכן ברור שתעשו כל מה שתוכלו על מנת להעלות את אחוזי החשיפה האלו, יחד עם זאת לא תוכלו לפרוץ את המגבלות של הפלטפורמה. לכן, אל תקחו אחריות על דבר אשר לא תלוי אך ורק בכם.
  • יציאה מגבולות תחום ניהול הקהילות – מנהל קהילה אינו כותב תוכן והוא גם אינו מעצב גרפי, שימו לב טוב מאוד מה מבקשים מכם ותזכרו: אתם מנהלי קהילות. לא מנהלי דיגיטל, מנהלי תוכן, קופירייטרים – או כל דבר אחר. תכבדו ותבינו את המקצוע שלכם ותשימו גבולות על ההתחלה, במידה ולא תשימו גבולות ברורים הם לא יהיו.

אז אם אתם לקראת משרה חדשה בניהול קהילה ארגונית, עברו על הכתוב כאן והגיעו מוכנים. וכרגיל, מוזמנים תמיד לדבר איתי באופן פרטני לכל שאלה או התייעצות – בהצלחה!