מה קורה כאשר פונים אלינו בהצעה לנהל קהילה בארגון אשר אנחנו לא מכירים אותו, את התחום בו הוא עוסק ואת התרבות הארגונית שלפיה מתנהלים בחברה?
במצבים כאלו, אנחנו צריכים לעשות מספר פעולות אשר מתחלקות לפעולות קבועות, אותן נעשה עם כל לקוח – בין אם אנחנו מכירים את הפעילות שלו או לא, לבין פעולות ספציפיות – אותן נעשה בארגון אשר פעילותו לא מוכרת לנו.
פעולות חוזרות
תיאום ציפיות – הבהרה מה יידרש מכל צד, מהם תחומי הפעילות וגבולות הפעילות שלך ושל הלקוח.
שיחה זו תבהיר לכל צד מה הציפיות מכל אחד, כמה זמן נדרש ומהם תחומי המיומנות של כל אחד, כך נמנע אי הבנות בהמשך תהליכי העבודה. את הפעולה הזו חשוב מאוד לעשות עם כל לקוח (וגם בינינו לבין עצמנו, בכל אספקט בחיים).
מטרת על – הבנה מהי המטרה העיקרית, הנעלה ביותר והחשובה ביותר של הארגון כלפי הקהילה, למה אותו פרט רוצה להקים את הקהילה. הבנת מטרת על תסייע לנו בבניית אופי הקהילה וההכוונה שלה כבר מהצעד הראשון.
פעולות בארגונים לא מוכרים לנו
תרבות ארגונית – תפקידנו בניהול קהילה הוא להיות אותו חלק משלים באמצע הפאזל של הארגון, לחבר בין כל המחלקות ולתת לכולם את המענה. בתור מנהלי קהילות אנחנו נעבוד המון מול מחלקות השיווק, המיתוג, היח”צ והמכירות – ולשם כך דרושה ההבנה כיצד התהליכים קורים, מה מתבצע ע”י מי, מהן המחלקות הפועלות ומהי התרבות השוררת בין העובדים.
מהו חזון החברה ולאן היא הולכת – הבנת חזון החברה תיתן לנו נקודת מבט טובה על כיצד אנחנו הולכים לכוון את הקהילה מהבסיס – ולאן אנחנו נצטרך להכווין אותה בהמשך. מעבר לכך, כאשר נבין מה חזון החברה, נוכל להבין מה היה עד כה ומה היו האתגרים לממש את החזון – ובכך להביא את הפתרונות לידי ביטוי בקהילה!
היכרות ראשונית עם כולם!
אספר לכם שביום הראשון שלי בתור מנהלת קהילה, אני לרוב עורכת היכרות עם העובדים להבנה מי עושה מה, תחת מי הוא עובד, מהם תחומי האחריות שלו ועל מה הוא אחראי, הבנה זו תעזור לנו בהמשך הדרך כאשר נצטרך לתקשר במקביל עם מספר מחלקות ונחסוך פינג פונג של חוסר הבנות לגבי למי לפנות ובאיזה נושא – כך נגדיל את הפרודוקטיביות שלנו.
חשוב מאוד לזכור שאין דבר כזה בושה או חוצפה, תעבדו עם אנשים שנוח לכם לעבוד איתם, שאתם מרגישים בנוח לדבר איתם כמו שאתם חושבים ושהם יודעים להעביר ולקבל ביקורת. כך תהיה לכם חוויית עבודה נעימה ופרודוקטיבית, עם המון תשוקה ורצון לפעול!
אנחנו חיים פעם אחת ואם כבר לחיות ולעבוד – אז רק במקום שאתם אוהבים!
